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Niveaux de contrôle :
Pourquoi et comment les faire collaborer ?

7 juillet 2023

Qu'est-ce que le contrôle de premier niveau ?

Il existe trois niveaux de contrôle qui travaillent en harmonie pour une gouvernance efficace de l'entreprise. Alors, qu'est-ce que le contrôle de premier niveau ? Est-il important pour assurer la conformité et la performance organisationnelle ?

Ce sont les équipes opérationnelles qui s'occupent du contrôle de premier niveau : elles mettent en place des normes et procédures ayant pour objectif le respect des politiques, normes et réglementations internes et externes à l'organisation, concernent principalement la prévention, la détection et la correction des erreurs, des fraudes, des inefficacités et des risques opérationnels.

Voici quelques caractéristiques clés du contrôle de premier niveau :

  1. Responsabilité opérationnelle : les contrôles de premier niveau repose sur les responsabilités et les compétences des équipes opérationnelles. Chaque membre de l'organisation a un rôle à jouer dans l'application des contrôles appropriés pour minimiser les risques associés à ses activités.
  2. Application des politiques et des procédures : les contrôles de premier niveau veillent à ce que les politiques, les procédures et les meilleures pratiques définies par l'entreprise sont bien appliquées dans les opérations quotidiennes, ce qui inclut les réglementations externes, telles que les lois sur la protection des données, ainsi que les normes propres à l'entreprise.
  3. Détection et résolution des anomalies : les équipes opérationnelles sont chargées de détecter les anomalies, les écarts et les irrégularités dans les processus, grâce à des vérifications régulières, des revues indépendantes et des rapports d'activité.
  4. Communication et reporting : la communication efficace entre les équipes opérationnelles et les parties prenantes est essentielle pour identifier les problèmes potentiels et les résoudre, ainsi que partager les bonnes pratiques.

Quelles fonctions réalisent des contrôles de 2nd niveau ?

Le contrôle de 2nd niveau est géré par des fonctions spécifiques au sein de l'organisation, qui ont pour mission de renforcer la surveillance et favoriser la conformité globale dans l'organisation :

  1. L'audit interne : cette fonction indépendante examine de manière objective les processus, opérations et systèmes de contrôle de l'entreprise, en évaluant l'efficacité des contrôles de premier niveau, en identifiant les faiblesses et en recommandant des améliorations.
  2. Les fonctions de conformité et de gestion des risques : celles-ci veillent à ce que les opérations de l'entreprise respectent les réglementations, les politiques internes et les normes de l'industrie ; surveillent la conformité aux lois, aux réglementations financières, à la protection des données, à l'éthique des affaires, etc. ; identifient les risques potentiels et veillent à ce que des mesures appropriées soient prises pour les gérer.
  3. Les services juridiques de l'entreprise : ils s'assurent que les contrats, les accords et les transactions respectent les exigences légales et réglementaires ; fournissent des conseils juridiques pour la gestion des risques ; veillent à ce que l'entreprise soit protégée juridiquement.
  4. Les fonctions de sécurité de l'information : chargées de garantir la confidentialité, l'intégrité et la disponibilité des informations critiques de l'entreprise, elles mettent en place des contrôles pour prévenir les violations de sécurité, les cyberattaques et les fuites de données.

Pourquoi faire collaborer les 1er et 2nd niveaux de contrôle ?

Au sein d'une entreprise, la collaboration entre les 1er et 2ème niveaux de contrôle est d'une importance capitale pour assurer l'efficacité et l'efficience du contrôle interne. Pourquoi est-ce si important ?

  1. Compréhension commune des objectifs : en communicant et collaborant efficacement, les deux niveaux de contrôle peuvent avoir une compréhension commune des objectifs ainsi qu'une vision partagée de l'importance du contrôle interne.
  2. Identification des risques et des lacunes : les équipes de premier niveau apportent leur expertise sur les processus et les activités quotidiennes, tandis que les fonctions du 2ème niveau offrent une perspective plus globale et analytique. Cette combinaison de connaissances permet d'identifier de manière plus efficace les risques potentiels, les lacunes et les opportunités d'amélioration.
  3. Évaluation continue : les équipes de premier niveau fournissent des informations précieuses sur l'efficacité et la pertinence des contrôles en place, tandis que les fonctions du 2ème niveau réalisent des audits et des évaluations indépendantes pour s'assurer de leur adéquation. Cette approche garantit une surveillance continue et une amélioration constante du contrôle interne au sein de l'organisation.
  4. Communication fluide : les échanges d'informations, de recommandations et de rapports se font de manière transparente, ce qui permet une prise de décision éclairée et une résolution rapide des problèmes identifiés. En communiquant efficacement, les deux équipes travaillent en toute confiance, partagent les bonnes pratiques et savent quelles actions mener pour atteindre leurs buts.
  5. Renforcement de la culture du contrôle : chaque équipe contribue à la sensibilisation à l'importance du contrôle interne, à la promotion des bonnes pratiques et à la responsabilisation de tous les collaborateurs, favorisant la diffusion d'une culture du contrôle à tous les niveaux de l'entreprise.

Comment les faire collaborer ?

La collaboration étroite entre les équipes du 1er et 2nd niveau est essentielle pour une gestion efficace des risques et une conformité optimale au sein d'une entreprise. Pour favoriser cette collaboration, l'utilisation d'un logiciel SaaS de pilotage des données offre des avantages significatifs.

  1. Centralisation des données : en utilisant un logiciel SaaS de pilotage des données, toutes les informations liées au contrôle interne peuvent être centralisées. Les équipes du 1er et du 2nd niveau peuvent ainsi accéder facilement aux données pertinentes, avoir une vue d'ensemble et travailler sur une base d'informations commune et à jour.
  2. Notifications et alertes automatiques : grâce au logiciel SaaS, des notifications et alertes automatiques peuvent être configurées. Ainsi, lorsqu'une nouvelle tâche est assignée ou qu'un événement important se produit, les équipes concernées reçoivent des notifications en temps réel, favorisant une communication instantanée et une réactivité accrue.
  3. Suivi en temps réel des plans d'actions et des tâches assignées : le logiciel SaaS permet un suivi en temps réel des plans d'actions et des tâches assignées aux collaborateurs. Les équipes peuvent visualiser l'avancement des actions, identifier les retards éventuels et prendre rapidement des mesures correctives.
  4. Automatisation des processus de contrôle interne : un logiciel SaaS permet d'automatiser des tâches répétitives, permettant ainsi aux équipes de contrôle de se concentrer sur des activités à forte valeur ajoutée, d'améliorer leur productivité et de renforcer leur collaboration.
  5. Collaboration en ligne : le logiciel SaaS offrent des fonctionnalités de collaboration en ligne, favorisant la communication transparente et la prise de décision collégiale entre les différents niveaux de contrôle. Ils peuvent travailler simultanément sur les mêmes documents, partager des commentaires et bénéficier d'une communication en temps réel.
  6. Gestion des documents et des rapports : les équipes peuvent stocker et organiser les documents de manière structurée, générer des rapports personnalisés et accéder facilement à l'historique des activités. L'accès équitable à l'information et le partage de données facilite la collaboration.
  7. Accès sécurisé et gestion des droits personnalisée : lors de la sélection d'un logiciel SaaS de pilotage des données, il est essentiel de s'assurer qu'il sécurise les accès et assure leur gestion personnalisée. Seules les personnes autorisées doivent pouvoir accéder aux informations sensibles du contrôle interne, garantissant cloisonnement et confidentialité des données, ainsi que confiance dans la collaboration.

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